Veel inwoners moeten voor het maken van een afspraak bij de gemeentebalie nog altijd bellen of mailen, waardoor jij uren kwijt bent aan het verzetten van tijden en het beantwoorden van dezelfde vragen. Met Reservering Planner kiest een inwoner zelf een moment voor het loket, of het nu gaat om een paspoort, rijbewijs of uittreksel. Jij bepaalt precies welke balies wanneer beschikbaar zijn.
Gratis starten · Geen creditcard nodig · Werkt op elk apparaat
Minder telefoontjes over balieafspraken
Inwoners kiezen zelf hun tijdslot
Automatische bevestiging met agendabestand
De dagelijkse dingen die tijd en energie kosten als je op afspraak werkt.
Geen los systeem naast je werk. Het neemt juist het gedoe uit handen.
Inwoners boeken zelf een tijdslot voor paspoort, rijbewijs, ID-kaart of uittreksel via je eigen reserveringslink. Jij hoeft niet meer telefonisch elk verzoek in te plannen, want de agenda vult zichzelf.
Zodra een inwoner een afspraak maakt, krijgt diegene automatisch een bevestiging met een agendabestand (.ics) dat direct in de eigen agenda-app te zetten is. Wil iemand de afspraak annuleren, dan gebeurt dat automatisch en komt het tijdslot weer vrij.
Je bepaalt zelf de openingstijden, pauzes en buffertijd tussen afspraken voor elke balie, zodat de paspoortbalie en de balie burgerlijke stand niet door elkaar lopen. Ook stel je in hoe ver vooruit inwoners mogen boeken.
Met het Groei-pakket krijgen inwoners automatisch een herinnering voor hun afspraak, waardoor er minder mensen wegblijven zonder bericht. Dat scheelt lege stoelen aan de balie en verloren tijdslots.
Werken er meerdere collega's aan verschillende balies, dan geeft elke medewerker in het Groei-pakket zijn eigen rooster en vakantiedagen aan. Zo klopt de beschikbaarheid altijd, ook als iemand een dagje vrij is.
Plaats de reserveringsagenda als widget op de gemeentelijke website of deel simpelweg de reserveringslink. Inwoners hoeven nergens een account voor aan te maken, ze kiezen direct een moment en klaar.
In een agenda zie je precies wie er wanneer voor welke balie langskomt, met een koppeling naar Google, Apple of Outlook Agenda. Dat overzicht helpt om drukte over de dag te spreiden.
Moet een afspraak verzet worden omdat een collega uitvalt, dan pas je de beschikbaarheid aan en herplan je met een paar klikken. Inwoners krijgen automatisch bericht van de wijziging, zonder dat jij iedereen los hoeft te bellen.
Elke dienst met een eigen duur en prijs. Dit zijn maar voorbeelden. Je richt het in zoals jij werkt.
Bekijk hoe je diensten met prijs en duur instelt.
Geef elke dienst een naam, duur en prijs.
Bepaal zelf wanneer klanten mogen boeken.
Op social media, in je mail of als knop op je site.
Dag en nacht, zonder telefoon of appverkeer.
Elke afspraak staat meteen in je agenda.
Om half negen zet je de computer aan en zie je meteen hoe de ochtend eruitziet: acht inwoners hebben zelf online een tijdslot gekozen, verdeeld over de balies paspoorten en rijbewijzen. Niemand heeft daarvoor gebeld, want iedereen boekte gisteravond of in het weekend via de reserveringslink.
Om tien uur meldt een collega zich ziek. Vroeger betekende dat een ochtend bellen om afspraken te verzetten. Nu pas je in Reservering Planner de beschikbaarheid van die balie aan, en de twee inwoners die nog een tijdslot voor later die dag hadden gekozen, krijgen automatisch bericht dat ze een ander moment kunnen kiezen.
Tussen de middag komt er een inwoner voor een uittreksel binnenlopen zonder afspraak. Je checkt snel op je tablet welke balie het rustigst is en wijst hem naar het eerstvolgende vrije moment, in plaats van hem simpelweg in de wachtrij te zetten.
Aan het einde van de dag hoef je niet meer na te bellen wie er wel of niet is geweest: de agenda laat precies zien welke afspraken zijn afgerond en wie zonder bericht is weggebleven. Dat is waardevolle informatie voor de planning van morgen, zonder dat je er zelf een lijstje voor hoeft bij te houden.
De voordelen die juist voor gemeenten het verschil maken.
Inwoners hoeven niet meer te wachten tot de telefoon opengaat om een afspraak voor een paspoort of rijbewijs te maken. Ze boeken 's avonds op de bank of tussen de middag op hun werk, en het tijdslot staat meteen vast in jouw agenda.
Elke inwoner krijgt direct na het boeken een bevestiging met alle details en een agendabestand voor de eigen agenda-app. Dat scheelt jou het handmatig versturen van bevestigingsmails voor elke aanvraag.
Een gemiste afspraak voor een uittreksel of rijbewijs betekent een leeg tijdslot dat een andere inwoner had kunnen gebruiken. Met automatische herinneringen uit het Groei-pakket denken inwoners eraan om te komen, of om op tijd af te zeggen.
Jij bepaalt per balie de openingstijden, pauzes en buffertijd tussen afspraken, zodat een gesprek over naturalisatie niet in vijf minuten hoeft te passen. Ook stel je in hoe ver vooruit inwoners mogen inplannen.
Werken er meerdere baliemedewerkers voor paspoorten, rijbewijzen en burgerlijke stand, dan houdt iedereen in het Groei-pakket zijn eigen rooster en vakantiedagen bij. Zo blijft de beschikbaarheid kloppen, ook bij verlof of ziekte.
Zet de reserveringsagenda als widget op de pagina over paspoorten of rijbewijzen, zodat inwoners direct vanaf die pagina een moment kiezen. Ze hoeven niet eerst te bellen of te mailen om te ontdekken wanneer er plek is.
Deel de reserveringslink in een folder, op een informatiebord bij de balie of in een e-mail, en inwoners plannen zelf hun bezoek. Een account aanmaken is niet nodig, wat de drempel voor oudere inwoners of mensen die niet vaak online zijn laag houdt.
In een oogopslag zie je hoeveel inwoners er per balie langskomen en waarvoor, in plaats van te puzzelen met een papieren planbord of losse agenda's per collega. Dat overzicht helpt om drukke en rustige momenten beter te spreiden.
Verzetten, annuleren en opnieuw inplannen gaat automatisch, zonder dat jij elke wijziging los moet doorbellen naar de betreffende inwoner. Dat scheelt aan het einde van de week merkbaar tijd die nu naar de balie zelf kan gaan.
Nee, je maakt eenmalig je balies en diensten aan met hun eigen naam, duur en openingstijden, en daarna loopt het plannen vanzelf. De meeste ondernemers hebben de basisinstellingen binnen een uur staan.
Reservering Planner werkt met een overzichtelijke online agenda die op telefoon, tablet en desktop werkt, zonder ingewikkelde installatie. Collega's zien direct welke afspraken er die dag zijn, net zoals ze gewend zijn van een gewone agenda.
Inwoners hoeven geen account aan te maken en boeken via een simpele link of widget, wat de drempel laag houdt. Juist omdat een balieafspraak vaak buiten kantoortijden geregeld wordt, wint online boeken het al snel van bellen tijdens beperkte openingstijden.
Ja, het Basis-pakket is gratis en het Groei-pakket is 7 dagen gratis te proberen, dus je kunt rustig testen naast je bestaande telefoon- of e-mailafspraken. Je zet pas volledig over als je zeker weet dat het beter werkt.
Je bespaart tijd doordat inwoners zelf een tijdslot kiezen in plaats van dat jij telefonisch schuift met afspraken, en je voorkomt lege stoelen doordat inwoners automatisch een bevestiging en, in het Groei-pakket, een herinnering krijgen. Daarnaast houd je een overzichtelijke agenda in plaats van losse lijstjes per balie.
Bij WhatsApp en e-mail moet je zelf steeds de agenda controleren en een tijd terugkoppelen, terwijl een inwoner in Reservering Planner meteen ziet welke momenten nog vrij zijn. Dat scheelt heen-en-weer gestuur en voorkomt dat twee inwoners per ongeluk hetzelfde tijdslot krijgen.
Ja, je stelt per dienst, bijvoorbeeld paspoorten of rijbewijzen, eigen openingstijden, pauzes en buffertijd in. Zo voorkom je dat een uitgebreide aanvraag zoals naturalisatie in een te kort tijdslot wordt gepland.
Met het Groei-pakket krijgt de inwoner automatisch een herinnering voor de afspraak, wat het aantal no-shows helpt beperken. Blijft iemand toch weg, dan zie je dat meteen terug in je agenda en kun je het tijdslot opnieuw vrijgeven.
Het Basis-pakket is en blijft gratis, met een online agenda, diensten en automatische bevestigingsmails. Wil je ook herinneringen, meerdere medewerkers of een widget op de website, dan probeer je het Groei-pakket 7 dagen gratis en betaal je daarna 9,99 euro per maand, maandelijks opzegbaar.
Ja, met het Groei-pakket plaats je de agenda als iFrame-widget op je eigen website, bijvoorbeeld op de pagina over paspoorten of rijbewijzen. Inwoners boeken dan direct vanaf die pagina, zonder om te leiden naar een andere site.