Steeds meer klanten willen zelf een afspraak maken bij de accountant, zonder dat ze daarvoor eerst hoeven te bellen of mailen. Met Reservering Planner kies jij welke momenten vrij zijn voor een intake, adviesgesprek of bespreking van de jaarrekening, en boeken klanten dat zelf in. Jij houdt overzicht in je agenda, ook wanneer het rond de aangiftedeadlines druk wordt.
Gratis starten · Geen creditcard nodig · Werkt op elk apparaat
Geen heen-en-weer-gemail meer over tijden
Klanten boeken zelf, dag en nacht
Automatische bevestiging en herinnering per mail
De dagelijkse dingen die tijd en energie kosten als je op afspraak werkt.
Geen los systeem naast je werk. Het neemt juist het gedoe uit handen.
Klanten zien meteen welke momenten nog vrij zijn en boeken zelf een intake, adviesgesprek of afspraak voor de jaarrekening. Jij hoeft niet meer te reageren op een mailtje om te laten weten of donderdagochtend nog past, want dat ziet de klant direct zelf.
Voor een uitgebreid adviesgesprek heb je andere tijd nodig dan voor een korte intake, en tussen twee jaarrekeningen wil je even kunnen doorlezen. Je stelt per dienst een eigen duur en buffertijd in, zodat er nooit twee klanten zonder adempauze na elkaar in je agenda staan.
Zodra een klant een afspraak boekt, krijgt hij automatisch een bevestigingsmail met een agenda-bestand erbij, zodat de afspraak meteen in zijn eigen agenda staat. Jij hoeft niet meer zelf te bevestigen of achteraf te checken of de klant de afspraak wel genoteerd heeft.
Vlak voor de deadline van de aangifte is elk tijdslot goud waard, en een no-show doet dan extra pijn. Met automatische herinneringen (Groei) krijgt de klant op tijd een seintje, zodat hij op komt dagen of tijdig afzegt en jij de tijd eventueel aan iemand anders kunt geven.
Je deelt een reserveringslink of zet een widget op je eigen kantoorwebsite, en klanten kiezen zelf de juiste dienst: kennismaking, intake, adviesgesprek of bespreking van de jaarrekening. Zo hoef je nieuwe klanten niet meer apart uit te leggen hoe ze een afspraak kunnen maken.
Werk je met een collega-accountant, een fiscalist of een administratief medewerker, dan krijgt iedereen (Groei) een eigen rooster en eigen beschikbaarheid. Klanten boeken automatisch bij de juiste persoon, zonder dat jij dat handmatig hoeft te verdelen.
Met de iCal-koppeling (Groei) komen nieuwe boekingen automatisch in de agenda die je toch al gebruikt, naast je eigen afspraken en interne overleggen. Je hoeft dus niet in twee systemen tegelijk te kijken om te weten wanneer je nog tijd hebt.
Je ziet in een overzicht welke klanten hebben geboekt en voor welke dienst, zodat je je kunt voorbereiden voordat het gesprek begint. Met het Groei-pakket koppel je daar bovendien klant- en omzetinzichten en facturen met btw-berekening aan.
Elke dienst met een eigen duur en prijs. Dit zijn maar voorbeelden. Je richt het in zoals jij werkt.
Bekijk hoe je diensten met prijs en duur instelt.
Geef elke dienst een naam, duur en prijs.
Bepaal zelf wanneer klanten mogen boeken.
Op social media, in je mail of als knop op je site.
Dag en nacht, zonder telefoon of appverkeer.
Elke afspraak staat meteen in je agenda.
Het is half maart en de deadline voor de aangifte inkomstenbelasting nadert. Normaal gesproken zou je inbox al vol staan met mailtjes van klanten die nog snel een moment willen inplannen, maar vanmorgen is het rustig. Je reserveringslink staat al weken op je website en in je mailhandtekening, dus klanten hebben zelf al een tijd gekozen die hen uitkomt.
Om negen uur begin je met een intakegesprek van een nieuwe zzp'er die net gestart is. Je weet al voordat hij binnenkomt om welke dienst het gaat, want dat stond in de bevestigingsmail die automatisch verstuurd is. Na een half uur schuift hij weer op, precies volgens de buffertijd die je had ingesteld, zodat je even kunt doorademen voor de volgende afspraak.
Rond het middaguur zie je in je agenda dat een klant voor het adviesgesprek van morgenochtend een herinnering heeft gekregen. Vorig jaar had je op zo'n dag nog een no-show gehad, omdat iemand een mondeling doorgegeven afspraak was vergeten. Nu krijgt iedereen automatisch bericht, en heb je die middag ineens tijd over om de jaarrekening van een andere klant af te ronden in plaats van achter afspraken aan te bellen.
Aan het eind van de dag werkt je collega, die de btw-aangiftes doet, gewoon in haar eigen rooster verder, terwijl jij je agenda voor morgen al compleet ziet staan. Je sluit je laptop iets vroeger dan gewoonlijk, wetend dat de klanten van morgen zelf al precies weten hoe laat en waarvoor ze langskomen.
De voordelen die juist voor accountants het verschil maken.
Een ondernemer die pas na sluitingstijd van de zaak aan zijn administratie toekomt, hoeft niet te wachten tot jouw kantoor weer opengaat. Hij boekt zelf, om welk tijdstip dan ook, een intake of adviesgesprek in een moment dat jij hebt vrijgegeven, en jij vindt de boeking de volgende ochtend gewoon in je agenda terug.
Bij elke boeking gaat er automatisch een bevestigingsmail met agenda-bestand naar de klant, of het nu om een kennismaking of een jaarrekeningbespreking gaat. Dat scheelt je in het aangifteseizoen tientallen losse bevestigingsmails die je anders zelf had moeten typen.
Rond de deadlines van 1 mei en 1 september kun je geen tijdslot missen aan een klant die de afspraak simpelweg vergeten is. Met automatische herinneringen (Groei) wordt de klant er ruim op tijd aan herinnerd, zodat hij komt opdagen of tijdig afzegt.
Je stelt zelf in op welke dagen en uren klanten een afspraak kunnen maken, met pauzes tussen gesprekken en een grens aan hoe ver vooruit geboekt mag worden. Zo blijft er ruimte over voor het rekenwerk achter de schermen, zonder dat klanten een gesprek boeken op een moment dat jij eigenlijk aan een jaarrekening wilt werken.
Werk je samen met een andere accountant, een fiscalist of een assistent voor de salarisadministratie, dan heeft iedereen (Groei) een eigen agenda en eigen beschikbaarheid. Een klant boekt automatisch bij de juiste persoon, zonder dat jij dat zelf hoeft te verdelen of dubbel te boeken.
Met de widget (Groei) kan een bezoeker van je website direct een afspraak inplannen, zonder eerst naar een apart formulier of telefoonnummer te zoeken. Voor iemand die net je website bekijkt, is dat de drempel om meteen een kennismaking te boeken in plaats van het uit te stellen.
Je reserveringslink zet je in je mailhandtekening, op je visitekaartje of in een appje naar een klant die om een afspraak vraagt. Iedereen die de link ontvangt, ziet meteen jouw actuele beschikbaarheid, in plaats van dat jij eerst tijden moet opzoeken en terugmailen.
In je agenda zie je in een oogopslag welke klant er komt, voor welke dienst en op welk tijdstip, of het nu om een intake of een adviesgesprek gaat. Dat overzicht helpt je om je goed voor te bereiden, ook op een dag met meerdere gesprekken achter elkaar.
Doordat klanten zelf boeken en automatisch bevestigingen krijgen, verdwijnt het handmatige heen-en-weer over tijden uit je dagelijkse werk. Met het Groei-pakket koppel je daar bovendien facturen met btw-berekening aan, zodat ook dat een stuk minder losse administratie kost.
Nee, je maakt je diensten aan (bijvoorbeeld intake, adviesgesprek en jaarrekeningbespreking) met een naam, duur en eventuele prijs, en stelt daarna eenmalig je beschikbaarheid in. Daarna hoef je er niet meer naar om te kijken, want klanten boeken vanaf dat moment zelf.
Nee, een klant klikt op je reserveringslink of de widget op je website, kiest een dienst en een beschikbaar moment, en vult zijn naam en e-mailadres in. Er is geen account nodig, dus ook een klant die niet zo digitaal vaardig is, komt er in een paar stappen doorheen.
Ja, je kunt het gratis Basis-pakket meteen gebruiken naast je bestaande manier van werken, bijvoorbeeld voor nieuwe klanten of voor een specifieke dienst zoals de intake. Wil je ook de Groei-functies uitproberen, dan doe je dat zeven dagen gratis, zonder dat je meteen alles hoeft om te gooien.
Je bespaart de tijd die nu opgaat aan het heen-en-weer sturen van beschikbare tijden, vooral in drukke periodes rond de aangiftedeadlines. Bovendien krijgt de klant automatisch een bevestiging met agenda-bestand, wat het aantal misverstanden over datum en tijd verkleint.
Bij WhatsApp of e-mail moet je zelf nog uitzoeken welke tijden vrij zijn en dat teruggeven, en blijft het overzicht in losse berichten verspreid staan. Met Reservering Planner ziet de klant meteen je actuele beschikbaarheid en komt de afspraak automatisch in je agenda, zonder dat jij tussenstappen hoeft te zetten.
Ja, je maakt per dienst een eigen naam, duur en eventueel een prijs aan, zodat een korte kennismaking bijvoorbeeld dertig minuten duurt en een adviesgesprek over de jaarrekening een uur. De klant kiest zelf de juiste dienst bij het boeken, en jouw agenda houdt daar automatisch rekening mee.
Met het Groei-pakket kun je automatische herinneringen instellen, zodat een klant voorafgaand aan de afspraak nog een seintje krijgt. Dat helpt om no-shows te beperken, juist in de drukke periodes waarin elk tijdslot telt.
Ja, met het Groei-pakket voeg je collega's toe die elk hun eigen rooster en rol hebben, bijvoorbeeld een fiscalist of een medewerker salarisadministratie. Klanten boeken dan automatisch bij de juiste persoon, zonder dat jij dat handmatig hoeft te regelen.
Nee, met de iCal-koppeling (Groei) synchroniseer je met de agenda die je al gebruikt, zoals Google, Outlook of Apple Agenda. Nieuwe boekingen verschijnen daar automatisch naast je eigen afspraken, dus je blijft in dezelfde omgeving werken.
Het Basis-pakket is gratis, en het Groei-pakket kost 9,99 euro per maand exclusief btw, met de eerste zeven dagen gratis om uit te proberen. Je betaalt via Mollie en kunt maandelijks opzeggen, dus je zit nergens aan vast.